နေရာတိုင်းတွင်ပျံ့နှံ့နေသောပြဿနာတစ်ခုမှာ ထိရောက်မှုမရှိသောအစည်းအဝေးများဖြစ်သည်။ထိုပြဿနာကိုဖြေရှင်းရန်နည်းလမ်းများစွာရှိသကဲ့သို့ဤပြဿနာအတွက်ကျွန်ုပ်တွေ့ခဲ့ရသည့်အထိရောက်ဆုံးဖြေရှင်းနည်းများထဲမှတစ်ခုမှာ ‘the 5Ps for the meeting’ ဟုခေါ်သည်။ အထူးသဖြင့် ဒီဖြေရှင်းချက်ကို အကောင်အထည်ဖော်ရတာ လွယ်ကူရုံသာမက ပထမနေရာမှာ မထိရောက်တဲ့ တွေ့ဆုံမှုမျိုး မဖြစ်အောင်လည်း တားဆီးနိုင်စွမ်းရှိတာကြောင့် ဒီဖြေရှင်းချက်ကို သဘောကျပါတယ်။
ဒီတော 5Ps တွေက ဘာတွေလဲ 5Ps တွေက ရည်ရွယ်ချက်၊ ပါဝင်သူ၊ လုပ်ငန်းစဉ်၊ ပေးချေမှုနဲ့ ပြင်ဆင်မှု (တချို့က ပီဇာအပါအဝင် 6Ps ဖြစ်သင့်တယ်လို့ အကြံပြုပါတယ်)။
1. ရည်ရွယ်ချက်- အစည်းအဝေးတိုင်းတွင် ရည်ရွယ်ချက်ရှိသင့်ပြီး ‘နေ့စဉ်အစည်းအဝေး’ ကို တောင်းဆိုသည့် အကြောင်းအရာလိုင်းတစ်ခုထက် ပိုကောင်းရန် လိုအပ်သည် (အဖွဲ့သည် အဘယ်ကြောင့် နေ့စဉ်တွေ့ဆုံသင့်သနည်း။)
2. ပါဝင်သူများ- ပါဝင်သူများကို စာရင်းပေးခြင်းသည် ဖိတ်ကြားခံရသူအား ဖိတ်ကြားခံရသူအား ၎င်းတို့အား ဖိတ်ခေါ်ရခြင်းအကြောင်းနှင့် ၎င်းတို့အား အဘယ်ကြောင့် ဖိတ်ကြားရခြင်းကို စဉ်းစားစေပါသည်။ ဖိတ်ကြားခံရသူသည် ဖိတ်ကြားခံရသူ၏ အမည်ကို စာရင်းပြုစုရန် မလိုအပ်သော်လည်း မည်သူပါဝင်သည်နှင့် ပတ်သက်၍ သတိရှိရှိ ဆုံးဖြတ်ချက်ချသင့်ပါသည်။
3. အစည်းအဝေး၏လုပ်ငန်းစဉ်- ဤအစည်းအဝေးကို ကျွန်ုပ်တို့ မည်သို့လုပ်ဆောင်မည်နည်း၊ အစီအစဉ်မှာ အဘယ်နည်း၊ အစီအစဉ်တစ်ခုအတွက် အချိန်ကား အဘယ်နည်း။ ဤအရာသည် အဓိကဖြစ်သည်၊ အကြောင်းမှာ အစည်းအဝေး စီစဉ်သူသည် အစည်းအဝေးအတွက် လိုအပ်သည့်အချိန်ကို စဉ်းစားနေသည့်နေရာဖြစ်သောကြောင့် ၎င်းသည် အဖွဲ့အား ကူညီပေးသည်။ မိနစ် 30 အပိုင်းပိုင်းအတွင်း အစည်းအဝေးများကို သတ်မှတ်ခြင်းမှ ဝေးဝေးနေပါ။
4. ပေးချေမှု- အစည်းအဝေးအပြီးတွင် စီစဉ်သူသည် မည်သည့်အရာကို ပြီးမြောက်စေချင်သနည်း။ သို့မှသာ အစည်းအဝေးပါဝင်သူများကို တာဝန်ခံနိုင်စေရန် ဤအချက်သည် သီးခြားဖြစ်သင့်သည်။
5. ကြိုတင်ပြင်ဆင်မှု- ပါဝင်သူများထံမှ မည်သည့်ပြင်ဆင်မှုလိုအပ်ပါသနည်း (အစည်းအဝေးစီစဉ်သူအား လစာနှင့်ပါဝင်သူများအား မှန်ကန်သောအရွယ်အစားကို ပြန်လည်ကြည့်ရှုရန် ကူညီပေးသည်)
အစည်းအဝေးဖိတ်ကြားမှုတိုင်းတွင် စာရင်းပြုစုထားသော 5Ps ပါ၀င်ကြောင်း သေချာစေခြင်းသည် ထိရောက်သောအစည်းအဝေးတစ်ခုပြုလုပ်ရန် အလွယ်ကူဆုံးနည်းလမ်းတစ်ခုဖြစ်ပြီး ကျွန်ုပ်၏အမြင်အရ ထိရောက်သောအစည်းအဝေးတစ်ခုကျင်းပရန် မည်သူမဆိုပြုလုပ်နိုင်သည့် အကောင်းဆုံးပြင်ဆင်မှုဖြစ်သည်။